Désignation d’un référent avant le 15 mars prochain

L’apostille et la légalisation sont des procédures d’authentification des signatures des autorités publiques permettant aux personnes et entreprises installées à l’étranger de produire les documents nécessaires à leur activité (acte de naissance, extrait de casier judiciaire, …).

Ces procédures étaient jusqu’à présent réalisées par les parquets généraux près les cours d’appel et par un service dédié du ministère chargé des affaires étrangères.

Toutefois, en vertu de la loi n°2019-222 du 23 mars 2019 et du décret n°2021-1205 du 17 septembre 2021, ces procédures deviennent dématérialisées et sont transférées aux notaires à compter du 1^er mai 2025 pour l’apostille et du 1^er septembre 2025 pour la légalisation.

Une base de données nationale de signatures publiques est donc créée afin que les notaires puissent la consulter et vérifier que la signature figurant sur un document qui leur est soumis est bien conforme à celle de l’élu ou de l’agent mentionné dans l’acte en qualité de signataire.

Cela implique que les collectivités territoriales alimentent ladite base de données en fournissant les signatures des élus habilités et des agents signant des actes publics susceptibles d’être produits à l’étranger. Pour information, l’alimentation de cette base de données constitue une obligation légale pour les communes de plus de 3.500 habitants mais une simple recommandation pour les autres communes.

Dans ces conditions, il est demandé à chaque commune de désigner au moins un référent qui sera chargé de verser les signatures et qualités des élus et des agents concernés dans la base de données nationale, puis de communiquer ses coordonnées au Conseil supérieur du notariat via l’adresse mail apostille.mairie@notaires.fr ou via le lien suivant : https://forms.office.com/e/JvaRPh43rH, et ce avant le 15 mars prochain.